AFTER THE MATCHING PHASE: 9 STEPS FOR HOST ORGANISATIONS

Starting the placement

1. When the ranking list is published, the Host Organisation that has selected a successful student receives a communication confirming the internship.
2. The student has one week to accept the grant. Should the student not accept the grant, the Host Organisation will be notified accordingly.
3. Within 3 weeks of departure the student must upload the Learning Agreement signed by the Host Organisation, the sending university and the student on the Portal. It will be the student’s responsibility to send the document to the Host Organization for its timely completion and signature.
4. The student will sign the financial mobility agreement with the National Project Coordinator.
5. On the first day of the placement, the trainee will have the tutor of the Host Organisation sign the “Letter of Arrival”, which is required in order to receive the first tranche of the grant.

End of placement

6. The final conclusion of the placement is subject to the signature of the Learning Agreement by the Host Organisation at the end of the mobility period. It will be the responsibility of the trainee to forward the document to the Host Organisation for completion and signature.
7. On the last day of the placement, the Host Organisation must complete the Outcome Survey, in which it must, among other things, upload a photo of the mentor and the trainee at the work placement.
8. The trainee may receive the final grant instalment once the Host Organisation has completed the Outcome Survey.

Matching was unsuccessful

9. What if the Matching was unsuccessful? If the Matching was not successful because:

 

  • I did not find the right trainee
  • I did not have time to do the interviews
  • The student I selected did not upload the letter of availability
  • The student I matched did not win the scholarship
  • The student I matched declined the scholarship

 

What should I do? Write to info@eu-gen.org for useful advice! For example… a new phase of Matching may open soon; some consortia accept Matching outside the open windows of the call for applications if funding is available; or there may soon be a shift in the ranking list.

ITA

DOPO LA FASE DI MATCHING: 9 STEPS PER LE HOST ORGANIZATIONS

Avvio tirocinio

1. Quando si pubblica la graduatoria, la Host Organization che ha selezionato uno studente vincitore di borsa di studio riceve una comunicazione con la conferma del tirocinio.
2. Lo studente ha una settimana di tempo per accettare la borsa. Nel caso in cui lo studente non dovesse accettare la borsa, la Host Organization riceverà una comunicazione apposta.
3. Entro 3 settimane dalla partenza lo studente deve caricare sul Portale il Learning Agreement firmato dalla Host Organization, dall’Università di invio e dallo studente stesso. Sarà responsabilità dello studente inviare il documento alla Host Organization per la sua compilazione e firma tempestiva.
4. Lo studente firmerà l’accordo finanziario di mobilità con il Coordinatore Nazionale del progetto.
5. Il primo giorno di tirocinio, il tirocinante farà firmare al tutor della Host Organization la “Letter of Arrival”, necessaria per poter ricevere la prima tranche di borsa di studio.

Fine tirocinio

6. La conclusione definitiva del tirocinio è subordinata alla firma del Learning Agreement da parte della Host Organization al termine della mobilità. Sarà responsabilità del tirocinante trasmettere alla Host Organization il documento da compilare e firmare.
7. L’ultimo giorno di tirocinio, la Host Organization dovrà compilare l’Outcome Survey, nel quale deve tra le altre cose caricare una foto del tutor e del tirocinante presso la sede di lavoro.
8. Il tirocinante potrà ricevere la rata finale della borsa di studio una volta che la Host Organization abbia completato l’Outcome Survey.

Il Matching non è andato a buon fine

9. Il Matching non è andato a buon fine perché:

 

  • Non ho trovato il tirocinante giusto
  • Non ho avuto tempo per fare i colloqui
  • Lo studente che ho selezionato non ha caricato la letter of Availability
  • Lo studente che ho matchato non ha vinto la borsa di studio
  • Lo studente che ho matchato ha rinunciato alla borsa di studio

 

Che fare? Scrivi a info@eu-gen.org per ricevere consigli utili! Ad esempio.. potrebbe aprirsi presto una nuova fase di Matching; alcuni consorzi accettano Matching fuori dalle finestre aperte del bando se sussistono finanziamenti; o potrebbe esserci presto uno scorrimento della graduatoria.

Ver. 11.04.023